# 1 | 10 janvier 2019

Fidicast #1 – Qu’est-ce qu’une gérance immobilière

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Beaucoup de gens ont une idée différente concernant la gérance immobilière. Mais le métier de gérant d'immeubles répond à des activités très précises qui sont là pour vous aider à gérer votre objet immobilier.

Vous allez découvrir dans ce Podcast

  • 0:00 – L’idée reçue #1 sur notre métier
  • 1:45 – Les différents types d’objets immobiliers
  • 2:00 – Les 3 secteurs de la gérance immobilière
  • 2:45 – Les 2 points de vue lorsqu’on s’adresse à une gérance immobilière
  • 3:55 – Qu’est-ce qu’une journée type d’un gérant d’immeubles
  • 7:25 – Quels sont les compliments que nous recevons le plus souvent?
  • 9:10 – À partir de combien d’objet doit-on faire appel à une gérance?
  • 9:50 – Le risque de gérer ses biens seul avec un droit du bail en constant changement
  • 11:40 – Le point le plus important lorsque vous décidez de confier votre bien

Note : L’ensemble des contenus de ce Podcast (et transcription) ont pour unique objectif d’informer l’auditeur. Ils ne sont ni contractuels ou ne représentent un engagement et/ou une règle formelle dans le domaine de l’immobilier de la part de Fidimmobil Lausanne SA à Renens. Dans tous les cas, chaque situation doit faire l’objet d’un entretien avec un professionnel conformément au droit suisse et chaque situation doit être analysée au cas par cas.

Transcript complet du Podcast

Alors qu’est-ce qu’une gérance immobilière?

C’est une question presque philosophique je dirais car comment expliquer de façon claire et précise notre métier au quotidien.

En fait, le métier de gérant d’immeubles ou de gérance immobilière peut varier au niveau de la perception de l’activité dépendant de la personne à qui on va poser la question.

En réalité, tout le monde a une idée différente concernant ce métier mais l’idée classique c’est lorsqu’une personne ou un locataire est à la recherche d’un logement, d’un appartement par exemple il est habituel de penser qu’elle va aller s’adresser à une gérance voire à un bailleur par l’entremise d’un bureau.

Le public imagine donc que c’est le traitement et la réception d’un dossier complet par l’établissement d’un contrat de bail à loyer, et ce, que ce soit pour des locaux commerciaux ou des logements.

Cette idée est donc tout à fait juste d’une part, seulement ce qu’il faut savoir c’est que cela n’est qu’une infime partie du rôle d’une personne qui travaille dans une gérance immobilière.

Je reviendrais d’ailleurs sur les différents piliers et diverses possibilités que comprend le monde de l’immobilier. Cependant, la gérance d’immeubles c’est finalement l’administration de tout ce qui tourne autour de la gestion d’un bien-fonds. Si on souhaite aller plus loin, on peut faire la distinction au sein même des objets immobiliers, comme les objets d’habitation et commerciaux sans oublier les immeubles mixtes qui sont composés des deux.

De manière générale, la gérance d’immeubles est composée de différents secteurs comme: une gérance administrative qui s’occupe par exemple de l’ensemble de l’administration générale (paiement des impôts, des charges sociales, gestion avec des services industriels, gestion avec le contrôle des habitants. Une gérance technique qui s’occupe de toute la résolution de problèmes et de la technique du bâtiment (un robinet qui coule, une plaque de recouvrement électrique défectueuse, des transformations ou des rénovations dans un logement). Et finalement, une gérance qui s’occupe de la gestion de base de l’objet ou gestion droit du bail que ce soit pour l’établissement des contrats de baux à loyer, décompte de chauffage, … Ainsi, ce sont les 3 axes principaux.

Lorsqu’on s’adresse à une gérance immobilière, il y a deux points de vue différent, celui du propriétaire et celui d’un locataire. Le premier souhaitera confier son bien immobilier à un tiers, (mandataire) métier exercé sous la forme d’un mandat comme dans le cas où on irait voir un médecin ou un avocat. Tandis que le second s’adressera à sa régie pour toutes demandes ou tous problèmes, petits ou grands.

Concernant le bailleur qui confie son bien fond à une gérance c’est comme si c’était une délégation à plus moins grande échelle par rapport à ce qui a été expliqué en amont. La délégation peut être totale ou partielle (technique ou administrative). C’est de cette distinction là qu’il faut donc tenir compte. Finalement, c’est comme imaginer une forme de gâteau, sur lequel on a une part distincte et on la délègue de manière générale par rapport à un ensemble. C’est de cela qu’on parle quand on dit «gestion de gérance immobilière».

Que dire de mon métier de gérant d’immeubles? Je dirais qu’il n’y a pas de journée type, et c’est pour cette raison que, selon moi, c’est le plus beau métier du monde puisque chaque jour j’ai un rôle différent.

Certes, il y a des journées qui sont complètement différentes en fonction de ce qui a été planifié mais c’est sûr que si j’ai une journée pleine de meeting avec des maîtres d’état dans le cadre de rénovations d’immeubles ou d’appartements, je sais pertinemment que je serais focalisé sur des réceptions de travaux, du suivi de chantier, des analyses de devis et contrôles de ce qui nous a été livré.

Or, pour ce petit exercice de Podcast et pour simplifier l’explication d’une journée type je dirais que je commence à 7:00 du matin, pour la simple et bonne raison que dans le domaine immobilier on apprécie commencer assez tôt pour gérer tous les problèmes d’administrations entre cette heure d’arrivée et 9:00 pour après pouvoir se concentrer essentiellement sur l’ensemble des appels téléphoniques durant le reste de la journée.

Dans ce créneau horaire, je réceptionne également le courrier, qui a préalablement été analysé par nos collaborateurs. Ainsi, sur mon bureau se trouvent 3 piles distinctes à savoir ; le Visa des factures courantes (fournisseurs), cela peut aller du contrôle du plombier qui est venu pour un débouchage qui s’est passé 2 semaines précédemment à une taxe d’impôts fonciers qui arrive pour un propriétaire. Ensuite, il y a également les courriers et courriels des locataires. En effet, plus on va de l’avant plus on se rend compte qu’il y a des «Gap» intergénérationnel au niveau des utilisations des divers outils informatiques. Il y a autant de personnes âgées qui nous écrivent des courriels que de jeunes qui nous envoient de lettres manuscrites. Cela signifie qu’on doit gérer un double flux voir un triple flux surtout par rapport à des messages qui sont laissés sur des plateformes web.

Enfin la dernière pile concerne des analyses de devis et des soumissions qui entrent par rapport à l’administration. Après coup ce que j’aime faire c’est prendre connaissance de ma boite mail et réfléchir un peu avant de répondre à chaque individu afin de bien pouvoir absorber chaque demande et y répondre le plus précisément possible.

Voilà, c’était une journée type au niveau de la partie administrative d’une gérance immobilière. Après cette étape de «correspondance», j’ai toujours une première réunion informelle avec les collègues et c’est à ce moment-là qu’on regarde tous ensemble, ce que j’appellerais la délégation par rapport au travail à faire dans l’organisation quotidienne.

Il faut savoir qu’on est dans un planning où les divers états des lieux sont programmés. Tandis qu’il y a une vingtaine d’années on avait pour habitude de suivre des échéances légales. Par exemple le canton de Vaud a pour échéances le 1er avril, 1er juillet et le 1er octobre. Aujourd’hui, il existe des résiliations anticipées qui facilite le processus puisqu’à n’importe quel moment de l’année on peut organiser des états des lieux, des pré-constats, des visites techniques.

En résumé, on a cette partie «bureau» le matin pour ventiler un maximum de demandes urgentes et l’après-midi on préconise les sorties à l’extérieur pour faire des visites d’immeubles spontanées, des contrôles de conciergerie ou même faire du suivi tout court et basique.

Quels sont les compliments auxquels on a le droit en tant que responsable d’agence? Les critiques constructives sont toujours les bienvenues. Récemment, nous administrons une PPE industrielle avec plus 50 lots et dans ce cadre-là, nous avons dû établir le premier décompte de charge et le premier décompte de la propriété par étage. À partir de là, on a eu à faire à des clients relativement pointus par rapport aux exigences car dans ce genre de PPE industrielles on est souvent face à des ingénieurs ou des professeurs qualifiés. Des personnes qui apprécient tout particulièrement jongler avec les chiffres et qui ont des questions pertinentes.

Une en particulier et qui nous a passablement fait plaisir, c’était qu’on offrait vraiment un service premium au niveau de la qualité puisqu’on répond rapidement aux demandes en décortiquant les comptes ce qui fait qu’on a délivré une réponse nette et rapide à la problématique en question. Il a eu nul besoin de patienter plus que ça, on a rapidement pu s’activer et se déplacer.

Une autre me vient également en tête. L’autre jour, dans la matinée nous avons reçu l’appel d’une dame qui a malheureusement été victime d’un cambriolage. Elle nous a remercié pour l’oreille attentive que nous avons su lui tendre et la rapidité avec laquelle nous avons su gérer le problème avec les autorités ainsi qu’avec le menuisier pour qu’elle puisse rapidement avoir une autre porte. L’aide de la conciergerie a été d’une nette aide également et d’une efficacité agréable.

J’aime bien répéter l’expression: «On ne critique jamais un train qui arrive à l’heure». Heureusement pour nous elle est bien souvent à l’heure et cela fait toujours plaisir d’avoir des feed-backs de clients satisfaits.

On me demande souvent à partir de combien d’objets ou de biens il est important de confier la gestion de ceux-ci à une gérance. La réponse est complètement adaptable en fonction du propriétaire. Il y a des personnes qui n’ont aucune envie de s’occuper de cette relation et qui deviennent propriétaires dans le cadre d’une succession ou d’opportunités. On peut confier un mandat ou la gestion d’un unique appartement dans une PPE isolée comme un immeuble locatif de 50 appartements qui aurait été géré de manière familiale et pendant longtemps parce qu’il y avait par le passé des gens compétents pour le faire mais dont la gestion aujourd’hui n’est plus possible.

Ce qu’il faut savoir c’est que le droit du bail est un droit qui évolue quotidiennement avec passablement de jurisprudence qu’il y a de nombreux de leviers administratifs et de droits qui sont devenus complexes. Or, c’est une réalité présente dans tous les métiers. Ainsi, parfois cette charge peut devenir trop importante pour nos clients et leurs locataires par rapport à des questions plus spécifiques comme des amortissements, des demandes de baisse de loyer, des justificatifs dans le cadre de décompte de chauffage ou même des anticipations de l’entretien.

Rien qu’en évoquant cette question, pleins de choses me viennent à l’esprit mais je dirais que c’est majoritairement une décision personnelle de savoir si on a encore l’envie ou la capacité de répondre aux questions suivantes: «Est-ce que je fais correctement les choses? Est-ce que mes locataires sont bien servis? Est-ce que si je suis face à une réclamation (fondée ou non) je suis dans mon droit de répondre négativement? Est-ce que j’ai les capacités à pouvoir gérer les aspects techniques 24/24 et 7 jours/7?»

Finalement, toutes ces questions interviennent à un moment donné et si nous ne sommes pas professionnels de la branche c’est possible de le faire même si cela dépend encore une fois du niveau. C’est comme quand vous voulez construire quelque chose, vous savez si vous pouvez vous en charger ou déléguer l’affaire.

Ce qui est essentiel de savoir pour vous c’est quand vous faites le pas de confier votre bien fond ou immobilier à un tiers comme une gérance immobilière, il est primordial d’être attentif à la façon dont la régie en question va analyser votre demande. On ne peut pas uniquement se baser sur une demande d’offre à laquelle on vous proposerait immédiatement une solution avec un pourcentage à la clé. Quel que soit le type d’objet ; un appartement en PPE que vous souhaitez mettre à la location de manière isolée, que vous soyez une commune, un bailleur institutionnel, un bailleur privé avec immeuble locatif ou un logement ce qui est important c’est d’apprécier le nombre d’objets. Un régisseur digne de ce nom pourra vous donner une réponse tel qu’un barème ou un ordre d’idées pour savoir quelles possibilités s’offrent à vous.

Dans tous les cas, au sein de Fidimmobil Lausanne SA à Renens, il est toujours important de savoir à quel type d’objet nous avons à faire. Une analyse en amont est nécessaire et plus que recommandée. La manière de gérer l’objet ne sera pas identique pour un bâtiment A ou B, la tarification de celui-ci également puisqu’il sera établi en fonction de pleins de paramètres différents.

Ce qui fait qu’il faut être prudent et avoir une large appréciation de la situation, quelle qu’elle soit. Ainsi, les critères se baseront à la fois sur la typologie de l’objet, sa situation, son état technique et juridique.

Julien Kern

Julien Kern

Gestion complète de l'immobilier commercial, industriel ou résidentiel en Suisse romande.

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